(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めがあるもののほか、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(定義)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書の区分)

第4条　文書の区分は、次に掲げるとおりとする。

(文書事務の管理統括)

第5条　文書事務の管理統括は、総務課において行う。

(総務課長の職務)

第6条　総務課長は、本町における文書の管理を統括し、必要に応じて文書事務の処理状況に関する調査を行い、その結果に基づき主管課長に対し、必要な措置を求めることができる。

(課長の責務)

第7条　課長は、当該課における文書事務を統轄し、文書事務の円滑適正な処理に努めなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱担当者)

第8条　課における文書事務を適正かつ円滑に行うため、課に文書取扱主任及び文書取扱担当者を置く。

(文書の番号及び記号)

第9条　発送文書は、軽易な文書を除き、文書番号の前に当該年度の数字及び「大木」並びに課の頭文字を冠記しなければならない。ただし、これにより難い場合は、総務課長と協議のうえ、別に定めることができる。

(法規文書等の文書番号)

第9条の2　条例、規則、訓令、告示及び公告(以下「条例等」という。)は、その種類ごとに番号を付けなければならない。

(到着文書の取扱い)

第10条　到着した文書は、総務課において受領し、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

(勤務時間外文書の取扱い)

第11条　勤務時間外に到着した文書(LGWAN文書を除く。)については、警備用務員室において受領し、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(文書の収受及び受理)

第12条　文書取扱主任は、配布を受けた文書に受付印(様式第11号)及び供覧印(様式第12号)を押し、文書及び文書整理簿に所要事項を記入の上、速やかに当該課長に回付しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、記入を省略することができる。

(文書の返付)

第13条　文書取扱主任は、配布を受けた文書でその主管に属さないものがあるときは、直ちに総務課へ返付しなければならない。

(直接収受できる文書)

第14条　第10条の規定にかかわらず、LGWAN文書、電子メール、ファクシミリ受信文書及び総務課を経由することなく直接受領した文書は、各課において直接収受するものとする。

第14条の2　前条の規定によりLGWAN文書を収受した場合において、文書取扱主任は、次の処理を行うものとする。

(起案)

第15条　文書の起案は、起案用紙(様式第13号及び様式第14号)を使用し、次に定めるところにより作成しなければならない。

(起案文書の回議順序)

第16条　起案文書は、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

(起案文書の決裁)

第16条の2　起案文書は、大木町事務決裁規程の定めるところにより決裁を受けなければならない。

(議案の処理方法)

第17条　町議会に提出する議案は、主管課で起案し、総務課長に合議の上、決裁を受けなければならない。

(合議)

第18条　2つ以上の課に関係ある事項については、関係の深い課から順次合議しなければならない。この場合において、あらかじめ関係課と協議して起案しなければならない。

(起案文書の持ち回り)

第19条　特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持ち回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(代決文書の後閲)

第19条の2　緊急を要する事案で、町長、副町長又は課長の不在中に代決若しくは執行したもので後閲を必要と認めるものは、起案用紙中当該職名欄の上部に「後閲」と朱書(紙文書により起案した場合に限る。)し、不在者が登庁の際閲覧に供させなければならない。

(文書の審査)

第20条　文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、総務課長の審査を受けなければならない。

(公印の使用)

第21条　浄書した文書には、大木町の公印に関する規程(昭和46年大木町規程第36号)の定めるところにより公印を押印し、決裁文書と契字印で割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、「公印省略」の記載をし、公印及び契字印を省略することができる。

(電子署名の付与)

第21条の2　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

(文書の発送)

第22条　文書の発送は、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送(以下「郵送等」という。)又は送達により総務課で行う。ただし、LGWAN文書、電子メール、電報、ファクシミリ等郵送以外の方法により発送する場合、その他やむを得ない場合は、主管課において取り扱うことができる。

(文書の発信者名)

第23条　文書の発信者名は、町長、行政機関の長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。

(機密を要する発送文書)

第24条　発送文書で機密に属するもの又は親展の取扱いを必要とするものは、その文書及び封筒に「秘」又は「親展」の表示をしなければならない。

(文書の整理)

第25条　文書は、常に整然と分類整理するとともに、紛失、盗難等を防止しなければならない。

(ファイル基準表の作成)

第26条　文書取扱主任は、文書の分類整理、保管、保存等を適切に行うため、ファイル基準表を年度当初に作成しなければならない。

(未完結文書の整理)

第27条　事務処理が完結していない文書(以下「未完結文書」という。)は、担当者において懸案フォルダーに入れて整理保管しておかなければならない。ただし、懸案フォルダーに入れて整理することが適当でない未完結文書は、他の適当な方法で整理することができる。

(完結文書の整理)

第28条　文書取扱担当者は、事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を個別フォルダーに収納し、決められた保管庫で整理保管しなければならない。

(保管期間)

第29条　完結文書を課内に保管できる期間は、完結した年度の翌年度末までとする。ただし、閲覧利用の頻度が高い文書又は機密取扱いを要する重要な文書は、必要な期間保管することができる。

(文書の保存)

第30条　保管期間の終了した完結文書(以下「保存文書」という。)は、会計年度及び保存期間が同一のものごとに文書保存箱に収納し、内容について記載した文書保存箱カードを添付の上、総務課長が指定する場所に保存しなければならない。ただし、会計年度ごとに保存することが適当でないものは、暦年ごとに保存することができる。

(保存年限)

第31条　文書の保存年限は、ファイル基準表による。

(保存年限の種別)

第32条　文書の保存年限の種別は、次の7種とする。

(保存年限の設定)

第33条　文書保存年限の決定又はその内容の変更は、主管課長が総務課長の承認を得て行う。

(保存年限の起算日)

第34条　文書の保存年限の計算は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(保管文書の利用)

第35条　課で保管している文書(以下「保管文書」という。)を利用するときは、個別フォルダーごと持ち出し、職員氏名を記入した持出しカードを当該個別フォルダーのあった位置に入れておかなければならない。

(文書の庁外持出し禁止)

第36条　職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、保管文書については主管課長の承認又は保存文書については総務課長の承認を得た場合は、この限りでない。

(文書の廃棄)

第37条　保存期間を満了した文書は、総務課長の指示に従い速やかに廃棄しなければならない。

(保存期間の延長)

第38条　保存期間を満了した文書で、引き続き保存する必要があると認めるものは、総務課長と協議の上、必要な期間延長して保存することができる。この場合においては、ファイル基準表に延長する期間及びその理由を記載しなければならない。

(歴史的文書等の選別)

第38条の2　主管課長は、第37条の規定により破棄しようとする文書のうち歴史的又は文化的に価値があると認められる文書については、総務課長と協議のうえ選別し、別に保存するものとする。

(公文書館への移管)

第38条の3　総務課長は、保存期間が経過した文書のうち、歴史的価値を有すると認められるものについて、主管課長と協議の上、福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合へ移管するものとする。

(廃棄の方法)

第39条　廃棄する文書で他に流用のおそれがあるもの又は機密に属するものは、裁断、焼却等の方法で処分しなければならない。

(文書取扱いの特例)

第40条　総務課長は、この規程の定めるところにより難いときは、特別の取扱いをすることができる。

(補則)

第41条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。